Was passiert jetzt? - klar, man geht zur Ablage der Kataloge - sucht den Herstellerkatalog, sucht, sucht, findet den Katalog, sucht den Artikel, sucht, .. Wenn man diesen gefunden hat - und eventuell auch der Bruttopreis sichtbar ist - WO IST denn nun das Konditionsblatt ?!? Wir nehmen jetzt einmal an, Sie hätten auch das gefunden - sagen Sie selbst, wieviel Zeit ist vergangen? 4 Minuten, 8 Minuten? Wir nehmen einfach mal an, Sie waren sehr schnell .. 3 Minuten.

Und die Zeit vergeht .. Jetzt geht es also ran an die Belegerfassung, der immer vorhandene "Dummy" wird aufgerufen, alle Texte erfasst, schnell der Preis eingetragen .. und wieder waren Sie unheimlich fix, Text erfasst, Langtext geschrieben, Preis hinterlegt - Sagen wir mal 2 Minuten.

Uff .. geschafft. Ab damit zum Kunden. Und nun "Hand auf's Herz" - haben Sie auch die Einkaufspreise hinterlegt? - Stimmt die Kalkulation wirklich?

Und nun - noch ein "Horrorszenario" ;) - das Angebot wird ein Auftrag. Gut, wenn Sie jetzt merken, dass im Auftrag ein "Dummy" schlummert .. Jetzt gilt es, das ganze Szenario noch einmal zu wiederholen, einen Stammartikel anzulegen. Wir behaupten jetzt, Sie können sich an alle Daten erinnern, inkl. Beschaffungsdaten und erledigen die Anlage in .. 2 Minuten.

Zwischenbilanz: mind. 3 - 7 Minuten .. je Artikel, wohlbemerkt ..

Stellen Sie sich vor, das Ganze könnte auch anders funktionieren: Gleiche Anfrage, gleiche Ausgangssituation .. Sie gehen in die Belegerfassung, verzweigen zu den Positionen, suchen in der Positionszeile den "Exoten" über Ihre angeschlossenen Kataloge - finden diesen, wählen ihn aus .. und schon steht dieser in Ihrem Angebot .. und nur in Ihrem Angebot.

Im Stamm wurde er noch nicht angelegt ..

.. komplett alle Texte korrekt, der EK stimmt, der VK gem.Preisliste Ihres Kunden ebenso, die Einheit ist korrekt.. und nun nehmen wir an, Sie hätten über 500.000 externe Katalogartikel .. die Suche dauert lediglich zwischen 3 und 10 Sekunden (je nach Hardware und Netzwerk).

Ehe es vergessen wird zu erwähnen, wenn wie im oben beschriebenen Szenario das Angebot zum Auftrag wird - die Stammdatenanlage geschieht vollautomatisch (inkl.Dublettenvermeidung) und ist vom Zeitbedarf nicht mehr messbar.

Endbilanz: max. 0.2 Minuten gegenüber mind. 3 - 7 Minuten - und das je Artikel - was haben Sie davon? Mehr Zeit für Ihre Kunden oder einfach "nur" weniger Aufwand im Verkauf und Einkauf. Entscheiden Sie selbst ..

Was ist passiert? Ein Wunder? .. Nein! Es kamen "Drei starke Tool's" aus unserer Entwicklung zum Einsatz:

1. Bereitstellung - der "externe Artikelpool "

Aus der "Pool Position" schneller ins Ziel - der externe Artikelpool stellt die Sammlung beliebiger (*) externer Artikelkataloge Ihrer Lieferanten / Hersteller der Office Line zur Verfügung, ohne dass alle Artikel in den aktuellen Stamm übernommen werden müssen. Die Integration in die Office Line ist schnell und übersichtlich über Assistenten und Feldzuordnungen möglich (Beispiel ). Mitgelieferte Rabattkennzeichen, Mengeneinheiten, Artikelgruppen werden den in Ihrer Warenwirtschaft vorhandenen Daten zugeordnet (Beispiel ). Ebenso werden die bei Verbandskatalogen üblicherweise je Artikelsatz hinterlegten Lieferanten den eigenen Lieferanten zugeordnet - so entfällt die sehr zeitaufwendige manuelle Eingabe oder auch Sonderprogrammierung.

Für bereits in den Artikelstamm integrierte Artikel dient der externe Artikelpool der Preispflege oder Anlage weiterer Beschaffungsdaten (alternative Lieferanten).

Ohne die externen Daten in Ihren Stamm integrieren zu müssen, können Sie aus allen Belegen des Vorverkaufes uneingeschränkt zur Recherche oder der Angebotserstellung auf alle externen Katalogen komfortabel zugreifen.

Eine automatische Stammdatenanlage erfolgt, wenn außerhalb des Vorverkaufs externe Artikel aus dem Artikelpool in die Belege übernommen oder Vorverkaufsbelege in den Verkauf überführt werden.

Bei allen Datenpflege und -Anlageaktionen wird, wenn über EAN oder Hersteller- / Lieferanteninformationen möglich, die Anlage von Dubletten verhindert.

* mit Stand Februar 2006 werden unterstützt: Excel, CSV, TXT, Datanorm4, ebenso in diesen Formaten mitgelieferte NE-Zuschläge, sowie Verbandskataloge (Umschlüsselung auf Reallieferant).

2. Kalkulation im Hintergrund - die "erweiterte Artikelkalkulation "

Die erweiterte Artikelkalkulation sorgt als "Arbeitstier" im Hintergrund für eine sichere Kalkulation der Artikel - sowohl der Artikel aus dem Stamm, als auch für die temporär in den Vorverkaufsbeleg übernommenen Artikel.

Über die Zuordnung zu Artikelgruppen werden wesentliche Vorgaben zur Kalkulation, Beschaffung und Rabattierung / Provisionierung zum Artikel durchgereicht (Beispiel ).

Dabei wird u.A.die Grundbeaufschlagung (Selbstkosten) entsprechend der Artikelgruppenzuordnung vorgenommen und andererseits die hinterlegte Verkaufskalkulation über alle aktiven Preislisten wirksam.

Die erweiterte Artikelkalkulation reagiert auf jegliche Preisänderung am Artikel - sei es manuelle Bearbeitung, automatische Preispflege über den externen Artikelpool, Wertänderung im Einkauf oder Änderung der Beschaffungsdaten.

Alle Kalkulkationsregeln werden zentral in den Tabellen der Grundbeaufschlagung (Beispiel ), der Verkaufs- und der Einkaufskalkulation verwaltet. Im Einkauf kann mehrstufig prozentual oder wertmäßig kalkuliert werden (Beispiel ), im Verkauf stehen Ihnen ebenfalls je Preisliste beliebige prozentuale und wertmäßige Abschläge / Zuschläge, sowie Rundungsregeln zur Verfügung.

Als neue Basisgröße im Verkauf steht Ihnen der Listenpreis zur Verfügung, eine Bemessungsgröße, die im Standard der Office Line komplett fehlt. Ebenso erfolgt am Artikel der Ausweis des Einstandspreises - also des kalkulatorischen EK, zzgl. Ihrer Gemein- und Beschaffungskosten (Beispiel ).

3. Effektiver Verkauf - die "erweiterte VK-Belegerfassung "

Die erweiterte VK-Belegerfassung zeigt schon auf den ersten Blick (Beispiel ) den Mehrwert bei der täglichen Arbeit.

Sofort sichtbar sind die in die Belegmaske integrierten Schaltflächen für "Verwerfen" und "Sichern". Letzere sorgt ohne Verlassen des Beleges für eine Zwischensicherung Ihrer Arbeit. Ebenfalls auffällig ist die Suchlupe neben der Belegart. Von hier greifen Sie vor Auswahl eines Kunden auf offene Beleg / Vorgänge zu, sowie nach Auswahl gezielt auf die Belege des betreffenden Kunden - oder kopieren sich aus der Artikelhistorie des Kunden einzelne Positionen und Preise zur Verwendung (Beispiel ).

Ebenfalls auffällig sind die Erweiterungen in der Positionsmaske. Jeweils rechts finden Sie zu jeder Zeile eine Lupe - der Preislistenwechsel je Position. Im unteren Teil wird für die aktuelle Position - oder für beliebig markierte Bereiche die Kalkulation gezeigt (abschaltbar). Hier können Sie die nicht nur die Werte sehen, sondern diese auch gezielt verändern, EK, Aufschläge, VK - also z.B.Zielpreiskalkulationen vornehmen (Beispiel ).

Etwas versteckter sind die "inneren Werte" - so finden Sie in der Kalkulationszeile ebenso per Schnellzugriff die Roherlös- und eine ("echte") Kalkulationsauswertung (Beispiel ), sowie die Möglichkeit zur Umstellung des gesamten Beleges auf eine andere Preisliste oder aber direkt in der Erfassung den Zugriff auf die an den ausgewählten Kunden verkauften Artikel - freie Suche, Auswahl mit letztem Preis (Beispiel ).

Auch der linke Teil der Positionszeile wurde erweitert - so können Sie ohne Nutzung der Maus mit der Tastatur direkt die Positionstypen auswählen (Beispiel ).

Die Positionstypen selbst wurden ebenfalls erweitert - mit "S" = Stücklistenposition eröffnen Sie die Erfassung von Belegstücklisten - alle weiteren Artikel werden, bis Sie einen anderen Typ wählen, automatisch "F" = Folgepositionen. Diese Stücklisten werden in der normalen Positionserfassung "zusammengestellt" und beim Druck zusammengefasst. Die Art, wie der Druck aussehen soll, bestimmen Sie mit der unteren linken Spalte der Positionszeile (Beispiel ). Sie können z.B. Menge und Text 1 der Folgepositionen zeigen - oder - den Druck einer Position ganz verhindern..