Ausschreibungen effizient bearbeiten!

Gerade klein- und mittelständische Unternehmen profitieren!

Die Ausgangssituation

Allein in Deutschland werden jedes Jahr ca. 160.000 Ausschreibungen veröffentlicht. Öffentliche Auftraggeber, wie Bund, Länder und Gemeinden, aber auch Universitäten, Schulen, Kindergärten, Wohnungsgesellschaften und die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten, fragen nach Güter und Dienstleistungen für etwa 400 Mrd. Euro.

Von Großflughäfen bis hin zu kleinen Lieferverträgen reichen die öffentlichen Ausschreibungen. Mangelnde Referenzen sind dabei kein Ausschlusskriterium, da die Vergabe der öffentlichen Ausschreibungen nach dem Vergaberecht erfolgt.

Dabei sollen die Auftraggeber folgende Punkte[1] beachten:

Diese oben genannten Grundsätze haben bieterschützenden Charakter[2]. Das bedeutet, dass jeder Bieter die Einhaltung der oben genannten Grundsätze auch mit Rechtsmitteln durchsetzen kann.

Die öffentlichen Auftraggeber schätzen KMU, da sie ihrer Meinung nach über spezielles Expertenwissen verfügen[3]. Sie besitzen weiterhin ein besseres Verständnis für Kundenwünsche und haben dadurch eine engere Zusammenarbeit mit dem Kunden.  Gerade aus diesem Grund lohnt es, an lukrativen Ausschreibungen teilzunehmen. Zudem bringt es durchaus Vorteile mit sich, die öffentliche Hand, neben Privatpersonen und Gewerbetreibenden, dauerhaft als drittes Standbein zu gewinnen.  

An dieser Stelle, gewinnt der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) an Bedeutung.

Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB)

Der gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) hat sich zum Ziel gesetzt, den Prozess bei Ausschreibungen, Vergabe und Abrechnungen von Bauleistungen (AVA) effizienter zu ge stalten.

Seit dem 01. Januar 2005 ist GAEB im Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss (DVA) eingegliedert. Die Geschäftsstelle ist im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) beim Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) in Bonn angesiedelt. Etwa 100 Arbeitsgremien mit ca. 600 meist ehrenamtlichen Mitarbeitern werden hier koordiniert.

Die Schwerpunkte der GAEB -Arbeit liegen in der Erstellung und Überarbeitung von:

• standardisierten Texten zur Beschreibung von Bauleistungen für Neubau, Instandhaltung und Sanierung (STLB-Bau)
• standardisierten Texten zur Beschreibung von Bauleistungen für Zeitvertragsarbeiten (STLB-BauZ)
• Regelwerken für den elektronischen Datenaustausch und den Aufbau des Leistungsverzeichnisses (GAEB DA)
• Verfahrensbeschreibungen für die elektronische Mengen- und Bauabrechnung (GAEB-VB)

Früher wurden Ausschreibungen, welche postalisch oder im PDF-Format übergeben wurden, händisch bearbeitet oder in die bestehende Bearbeitungssoftware übertragen, bearbeitet und ausgedruckt. Dieser unproduktive und fehleranfällige Prozess, sowie die allgemeinen Vorurteile führten dazu, dass viele Unternehmen das Thema Ausschreibungen sehr kritisch betrachteten und vernachlässigten[4].

Die Digitalisierung schreitet voran! ERP-, CRM und andere unternehmerische Software halten Einzug in den Unternehmen.

Das Datenaustauschformat des GAEB vereinbart eine gemeinsame Grundlage, auf deren Basis Partner Informationen austauschen können. Diese Konventionen, die als nationaler Standard anerkannt sind, sind in der PAS 1067 dokumentiert. Die Austauschphasen sind vielfältig, aus diesem Grund besitzen die unterschiedlichen Phasen festgelegte Kennzeichen.

Damit die bestehenden Programme, zum Beispiel ein ERP-System die GAEB-Dateien einlesen können, wird eine GAEB-Schnittstelle benötigt. Diese Schnittstelle ermöglicht den elektronischen Datenaustausch. Die Dateien werden korrekt nach den Vorgaben des GAEB umgesetzt, sodass das ERP-System die übermittelten Daten einlesen, bearbeiten und wieder ausgeben kann. So werden Übertragungsfehler, Papierverschwendung und Zeitverlust deutlich minimiert.

Schlussendlich profitieren gerade klein- und mittelständische Unternehmen davon, an interessanten Ausschreibungen teilzunehmen und den Zuschlag zu erhalten. Der Gesetzgeber hat den Weg dafür geebnet. Jetzt ist es an der Zeit, die Möglichkeiten zur Kosten- und Zeitersparnis zu nutzen!

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[1] https://www.verg.info/node/453

[2] https://www.eic-trier.de/app/download/5803106002/Leitfaden_Mittelstandsfreundliche+Auftragsvergabe.pdf

[3] https://www.vergabeblog.de/2011-04-07/beim-versuch-die-pflicht-zur-losaufteilung-in-%C2%A7-97-abs-3-gwb-zu-verscharfen-endete-der-gute-vorsatz-im-nichts-interview-mit-hans-jurgen-niemeier-stellv-vorsitzender-des-bitkom-arbeitsk/ & https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-658-00567-2_7

[4] https://www.mittelstandswiki.de/wissen/Gastbeitrag:%C3%96ffentliche_Ausschreibungen_f%C3%BCr_den_Mittelstand

[5] http://gaeb-info.de/gaeb-xml_datei.html