Die Vorteile einer Inhouse-Personalabrechnung


27.07.2018Von Sabine Rendke

Beim sogenannten Business Process Outsourcing wird die „geliebte“ Personalabrechnung von Unternehmen aus Kosten, Zeit- und Verwaltungsgründen oft ausgelagert. Doch ist dies wirklich sinnvoll?

Die Vorteile einer Inhouse-Personalabrechnung

Eines ist sicher: ohne eine Personalabrechnung, egal ob intern oder extern, funktioniert kein Unternehmen. Aber für welches Modell sollte man sich entscheiden?

Das oben genannte Business Process Outsourcing findet in vielen Unternehmen statt. Doch es gibt auch noch viele andere Herangehensweisen.

Ein Blick hinter die Fassade kann sich lohnen.

Das Inhouse-Modell bietet Vorteile, die beim Outsourcing nicht mehr gegeben sind. Die Unternehmen behalten die volle Kontrolle über Technik, Software, Daten und Abrechnungen.[1] Der Kostenfaktor schreckt zunächst viele Unternehmen von dem Inhouse-Modell ab. Doch der eigentliche Kostenfaktor ist nicht die Technik oder Software, sondern die Entgeltabrechner. Kein anderer Bereich im Unternehmen ist so oft von gesetzlichen Veränderungen betroffen, wie die Personalabrechnung.  Aus diesem Grund muss der Entgeltabrechner sein Wissen regelmäßig auf den aktuellen Stand bringen und sich fort- und weiterbilden.

Doch die Investitionen lohnen sich. Da gut ausgebildete interne Entgeltabrechner selbstständig arbeiten, laufen die Prozesse schneller ab. Die ständige Kommunikation mit dem externen Lohnbüro bzw. Steuerfachangestellten entfällt.  Außerdem wird das hauseigene Know-how gestärkt und weiterentwickelt.

Gerade im Zuge der DSGVO reagieren die Unternehmen empfindsam auf das Thema Datenschutz. Der Nachteil beim Outsourcing ist hier der Kontrollverlust gegenüber den Daten. Ein weiteres wichtiges Thema ist die Haftung. Der externe Dienstleister möchte am liebsten die Haftung auf ein Minimum begrenzen. Oft finden die Unternehmen einen Mittelweg und einigen sich auf einen individuellen Vertrag. Doch alle Verträge helfen nichts, sollte der Dienstleister Insolvenz anmelden.

So sollte jedes Unternehmen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Modelle abwägen.

 

Personalabrechnung mit der HR Suite Plus

Die Personalabrechnung ist eine von 4 Schwerpunkten der HR Suite Plus und ist in 3 große Themenbereiche unterteilt. Die Personalkostenabrechnung, die Reisekosten und der automatische Meldeservice. Alle diese Funktionen dienen dazu, die Personalabrechnung möglichst einfach und effizient zu erfassen*.

 

Darüber hinaus wird die Abrechnung auf Basis der aktuellsten Gesetzgebung erstellt- eine nützliche Unterstützung gerade in diesem sensiblen Bereich. Fehlerhafte Lohnabrechnungen erzürnen schnell die Mitarbeiter. Zudem sind Korrekturen oft mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Damit nachträgliche Korrekturen gar nicht erst von Nöten sind, hat die HR Suite Plus einen integrierten Fehlerassistenten, Prüfläufe und Plausibilitätsprüfen. [2]

Vielfältige Lohnarten…

Akkordlohn, Zeitlohn, Leistungslohn, Beteiligungslohn oder der Prämienlohn sind nur einige Lohnarten nach der Entlohnungsform. Da den Überblick zu behalten, ist gewiss keine leichte Aufgabe!

In der Personalabrechnung der HR Suite Plus sind bereits alle gängigen Lohnarten enthalten. Sollte Bedarf für weitere Lohnarten bestehen, können diese nachträglich eingepflegt werden.

Doch nicht nur die verschiedenen Lohnarten sind hinterlegt. Die Software hilft Ihnen auch bei komplexen Rechnungsfällen wie Altersteilzeit, Zuschläge, Kurzarbeit, betriebliche Altersvorsorge usw. .   

Der automatisierte Meldeservice übernimmt den letzten Schritt.

Wurden die Abrechnungen erfolgreich erstellt, müssen diese noch zu den unterschiedlichen Stellen gemeldet werden. Der Sage HR Data Service automatisiert den Versand sowie die Rückübertragung von allen Meldesachverhalten. Dabei werden die Meldungen immer mit der aktuellen Version der Übertragungsprodukte Dakota und ERIC (Elster) verwendet. Für die Verschlüsselung verwendet der Dienst dabei gültige Trustcenter- und Elster- Zertifikate.

 So wird die gesamte Personalabrechnung schnell, sicher und einfach.

Zudem wirkt sich eine digitale Personalabrechnung auch auf die Nachhaltigkeit ihres Unternehmens aus. Weniger Tinte und Papier, Druckkosten und weniger Versand von Abrechnungen schonen nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel des Unternehmens. [3]

Das papierlose Büro wird so auch in der Personalabrechnung umsetzbar. Gehalts- und Lohnabrechnungen können je nach Unternehmen und Betriebsvereinbarungen unter Zustimmung der Mitarbeiter digital versendet werden.[4]

Stundenzettel werden direkt von der Zeitwirtschaft automatisch erfasst und über Schnittstellen der Personalabrechnung übergeben. Auch die Reisekosten werden direkt in die Software übertragen. So unterstützt die HR Suite Plus Sie bei allen Prozessen rund um das Thema Personalwirtschaft. Dabei werden die Prozesse nicht abgekapselt voneinander betrachtet, sondern bilden ein großes „Ganzes“. Die gesamten Arbeitsabläufe werden vereinfacht und automatisiert. Durch diese optimierten Prozesse bleibt Zeit für andere wichtige Aufgaben, auf die Sie sich nun fokussieren können. 

 

 

 

*Die Themen Personalkostenplanung und Reisekosten werden ausführlich in gesonderten Blogbeiträgen behandelt.

 

[1] https://www.personal-wissen.de/7727/auslagerung-der-lohnbuchhaltung-pro-und-contra/

[2] https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/

[3] https://www.sage.com/de-de/blog/5-gruende-warum-die-digitalisierung-die-lohnbuchhaltung-positiv-veraendert/

[4] https://www.humanresourcesmanager.de/news/worauf-bei-online-lohnabrechnungen-zu-achten-ist.html