Die Zettelwirtschaft hat ein Ende!

Die Zettelwirtschaft hat ein Ende!

Vielen Dank für Ihr Interesse.

Ihr ständiger Wegbegleiter, nicht nur im privaten Umfeld, auch im Unternehmen – die Dokumentenverwaltung. Doch dieser Aspekt wird schnell zum ungeliebten und frustrierendem Hindernis. Im privaten Umfeld hat jeder seine eigenen Strategien und Praktiken um diese Aufgabe zu bewältigen. Doch im Unternehmen spielen zusätzlich andere Faktoren eine wichtige Rolle: Kollegen, räumliche Bedingen, Workflows und auch die rechtlichen Bestimmungen, erfordern eine effiziente Dokumentenverwaltung und bringen so manchen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sicherlich zur Weißglut.

Apropos rechtliche Bestimmungen:

Die vom BMF (Bundesministerium der Finanzen) ausgearbeiteten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gilt seit dem 01.01.2015 für alle Unternehmen. Besonders dieses und nächstes Jahr wird sich zeigen ob die Buchhaltung in Unternehmen, vielleicht auch in ihrem, GoBD konform erstellt wurde.[1] Ab diesem Jahr werden die Veranlagungsjahre, die mit oder nach dem 01.01.2015, also von den GoBD-Regeln betroffen sind, von den Finanzämtern und Prüfern genaustens untersucht. Besonders die revisionssichere Archivierung sollten Sie im Auge behalten und ggf. optimieren. Wurde ein Dokument einmal gespeichert muss jeder Bearbeitungsschritt am Dokument protokolliert werden. Dabei muss das Protokoll lückenlos und nicht manipulierbar sein.[2]

Wenn Sie sich jetzt überlegen, die Dokumente einfach dementsprechend zu bearbeiten, auszudrucken und abzuheften- muss ich Ihnen davon abraten. Denn sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten und elektronische Dokumente im Unternehmen entstanden bzw. dort eingegangen, sind sie in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Zudem wurde schon 2011 die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt.[3]

Doch nicht nur die GoBD wirkt auf die Dokumentenverwaltung. Auch die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO spielt mit. Denn auch der Artikel 5 bezieht sich auf das Thema. Dort ist die Rede von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen.[4]

DMS - Fluch und Segen zugleich?

Nun ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine dieser Maßnahmen. Diese Software unterstützt alle Prozesse (und damit auch Sie) rund um das Thema Dokumentenverwaltung. Das „ersetzende Scannen“ ist dabei eines der wichtigsten und interessantesten Vorteile. So dürfen Sie Papierbelege nach dem Einscannen und Ablegen im DMS vernichten.[5]

Doch (wie immer) gibt es 2 Haken, die unbedingt beachtet werden sollten. Zum einen muss das Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, welche den gesamten Prozessablauf organisatorisch und technisch beschreibt, vorweisen können. Zum anderen gilt das „ersetzende Scannen“ nicht für alle Papierbelege. Sind physische Dokumenteneigenschaften z.B.: Wasserzeichen, Papierbeschaffeneheit oder die Eigenschaften der Drucktinte von Bedeutung oder gelten andere spezialgesetzliche Aufbewahrungspflichten, so darf der Originalbeleg nicht vernichtet werden.[6]

Aber der Vorteil überwiegt, denn der Anteil der Dokumente bei denen das Belegabbild (Kopie) den Papierbeleg für Nachweis-und Dokumentationszwecke vollständig ersetzt, ist deutlich größer. So schwinden die unüberschaubaren Papierbelege und der Weg zum papierlosen Büro wird geebnet. [7]

Das überzeugt Sie noch nicht? Die Einführung einer neuen Software ist mit hohen Kosten, Einarbeitungszeit und neuen Frust verbunden?

Für die Anfangszeit mögen diese Fakten sicherlich zutreffen und sind berechtigte Sorgen. Doch egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Sie haben sicherlich schon viel Zeit im Archiv verbracht, weil Dokumente plötzlich verschwunden sind oder falsch eingeordnet waren. Keine Sorge, damit sind Sie nicht alleine. Denn ohne DMS wird ca. 30% der Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen verschenkt (Quelle: Gartner Group).

Gerade in der Zunkunft profitiert Ihr Unternehmen von umfangreichen Kosteneinsparungen auf sehr vielen Ebenen. Nicht nur durch die Produktivitätssteigerungen oder Zeitersparnisse bei der Recherche, sondern auch die Kosten für Räume/Archive werden gesenkt bzw. fallen weg oder können für andere Zwecke genutzt werden z.B.  für ein eigenes und größeres Büro.

Durch die vereinfachten und optimierten Prozesse sinkt das Frustrationslevel der Arbeitnehmer. Das ständige Suchen und Nachfragen zum Verbleib der Dokumente fällt weg und freie Zeit für andere Tätigkeiten wird geschaffen. So steigt die Motivation aller Beteiligten und damit die Effizienz der Produktivität. So wird schnell die stressige Eingewöhnungszeit vergessen.

Sie haben bereits die Sage Warenwirtschaft-und Rechnungswesen im Einsatz? – Umso besser!

Das Sage DMS ist eine „angepasste“ Version des d.3ecm (DMS-Software) von dem Unternehmen d.velop. Sage hat dabei das Sage DMS ihren Kunden angepasst und besonders auf die Integrität zwischen den einzelnen Anwendungen geachtet. Auch die gesetzlichen Bestimmungen werden eingehalten, denn das Sage DMS ist GoBD zertifiziert. Eine Sorge weniger!

Bei dem Sage DMS werden die Belege aus der Sage Warenwirtschaft und Rechnungswesen automatisch und GOBD-konform archiviert. Ohne aktives Zutun läuft das Modul nebenbei und versieht die Dokumente automatisch mit einer Verschlagwortung- für das einfache Wiederfinden später.

Außerdem sind diese Dokumente jederzeit abrufbar- unabhängig von der gerade genutzen Anwendung. Ein weiterer Vorteil, wenn mehrere Mitarbeiter zeitgleich ein Dokument aufrufen müssen. So können Sie ihre Aufgaben schnell erledigen, obwohl der Kollege gerade mit dem Dokument beschäftigt ist und Sie ansonsten blockieren würde.

Doch nicht nur die Arbeitsplätze bei denen die Warenwirtschaft oder das Rechnungswesen installiert ist, haben Zugriff auf das DMS. Mittels dem „Smart Start“ Client hat jeder Arbeitsplatz und damit Mitarbeiter, die Möglichkeit auf das DMS zuzugreifen und zu nutzen. Dabei lassen sich nicht nur die erstellten Dokumente aus der Sage Software archivieren und bearbeiten, auch alle externe Dokumente können im Sage DMS eingescannt oder abgelegt werden. So kann jeder von überall schnell auf die benötigten Dokumente z.B.: Papierbelege, E-Mails, Multimediale Daten, Zeichnungen/Grafiken und digitale Dokumente zugreifen.

Sie haben weitere Fragen?

Sprechen Sie mich an!

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[1] https://www.d-velop.de/blog/compliance/gobd-2018-was-aendert-sich-und-was-ist-zu-tun/

[2] https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/revisionssichere-archivierung-mit-datev/

[3] https://www.workingoffice.de/office/show/article/gleichstellung-von-elektronischer-rechnung-und-papierrechnung.html

[4] https://www.dataroom24.com/de/mit-einem-dms-der-dsgvo-entsprechen/

[5] https://www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps

[6]https://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/scanprozess.pdf?__blob=publicationFile&v=2

[7] https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/