Nach der Reise folgt die Abrechnung

Nach der Reise folgt die Abrechnung

Die Fahrtkosten, die Reisenebenkosten, die Übernachtungskosten und der Verpflegungsaufwand fließen mit ein, damit verbunden – ein hohes Papieraufkommen, administrativer Aufwand, Stress und Deutschlands Rechte Dschungel.

Trotz immer besseren und vielfältigeren Möglichkeiten Geschäftstermine virtuell wahrzunehmen, nehmen die Geschäftsreisen in Deutschland zu. Laut einem Bericht vom Verband Deutsches Reisemanagement fanden im Jahr 2017 187,5 Millionen Geschäftsreisen statt. [1]

Sobald dem Mitarbeiter oder Unternehmer durch eine Auswärtstätigkeit innerhalb des Unternehmens Kosten entstehen, können diese in der Reisekostenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber oder in der eigenen Steuererklärung geltend gemacht werden.[2] Denn anders als oft angenommen, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet die Reisekosten zu erstatten.[3]

Hoher administrativer Aufwand

Übernimmt das Unternehmen die Reisekosten, muss stets die Rechtmäßigkeit der Rechnung überprüft werden. Doch dies ist nur ein Bruchteil von der eigentlichen Arbeit.[4] Es kann durchaus passieren, dass die Buchhalter eine Sammlung von Rechnungen, Zetteln und Quittungen vom Mitarbeiter erhalten. Diese Sammlung müssen für eine korrekte Abrechnung zunächst sortiert, verarbeitet und erfasst werden.

Somit hat die Buchhaltung mit der Reisekostenabrechnung den größten Arbeitsaufwand. Um unnötige Arbeit zu ersparen, sind die Arbeitnehmer in der Pflicht, die Reisekosten gewissenhaft aufzuzeichnen und aufzubewahren.

So werden Sie softwareseitig optimal unterstützt

Das Teil-Modul Reisekosten der Sage HR Suite Plus bildet den Prozess, von der Antragstellung bis zur Auszahlung der Kosten, komplett elektronisch dar. Dabei werden die aktuellen Gesetze eingehalten. Das System kann durch eigene Richtlinien ergänzt werden.[5]

Aufgrund der gemeinsamen Datenbasis entfällt ein lästiges Übertragen der Daten. So werden die Stammdaten und Abrechnungsdaten direkt in die Lohnabrechnung übernommen. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, auch das Fehlerpotenzial wird deutlich verringert.

Mit Hilfe des Mitarbeiterportals findet eine digitale und barrierefreie Kommunikation statt. So werden die Mitarbeiter und Führungskräfte mit einbezogen.

Zudem können verschiedene Übersichten und Auswertungen nach Pauschalen, Spesen, Auslösen pro Jahr usw. erstellt werden.

Erkennen Sie das Potenzial

Die softwaregestützte Abrechnung für die Reisekosten ist eine gute Möglichkeit, den Aufwand einzugrenzen, Fehler zu minimieren und alle Beteiligten zu entlasten. Das Konfliktpotenzial durch fehlerhafte Abrechnungen wird verringert.

Durch Plausibilitätsprüfungen und Einhaltung der Gesetze und Richtlinien ist Ihr Unternehmen immer auf den aktuellen Stand.

Zudem wirkt sich eine korrekte und unproblematische Reisekostenabrechnung positiv auf Bewerber und Mitarbeiter aus.

[1] https://de.statista.com/infografik/11008/immer-mehr-geschaeftsreisen/

[2] https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/reisekostenabrechnung/

[3] https://karrierebibel.de/reisekostenabrechnung/

[4] https://intertours.de/inhalte/5-rechtliche-pflichten-bei-der-reisekostenabrechnung.html

[5] Broschüre: Sage HR Suite Plus „Führen Sie Ihre Mitarbeiter mit Erfolg“