Wer hat an der Uhr gedreht? Mit Hilfe der Zeiterfassung alles im Blick behalten!

Wer hat an der Uhr gedreht?

Mit Hilfe der Zeiterfassung alles im Blick behalten!

Die Mitarbeiter müssen immer an diesen Zettel denken, die Fristen einhalten und die angegebenen Zeiten korrekt übertragen- was für ein Aufwand! Doch der Aufwand für den Mitarbeiter in der Personalabteilung ist der Aufwand noch höher. Die Zeiten prüfen, ggf. Nachforschungen oder Nachfragen, Zeiten in das System übertragen usw… sind nur einige Herausforderungen die Stundenzettel mit sich bringen.

Am besten gar keine Zeiterfassung?

Um diesen Verwaltungsaufwand zu vermeiden, verzichten manche Unternehmen komplett auf eine Zeiterfassung. Doch dies ist für die Mitarbeiter und Unternehmen nicht zu empfehlen. Die Unternehmen haben keinen Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeiter, können keine korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten aufnehmen oder verpassen die Gelegenheit Geld zu sparen. Auch bessere Managementmethoden und Förderungsprogramme lassen sich mit Daten aus der Zeitwirtschaft wirksamer entwickeln. Zudem sollten die gesetzlichen Anforderungen und Gegebenheiten beachtet werden. Bezüglich der Arbeitszeitenerfassung gab es im Zuge der Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes einige Pflichten für den Arbeitgeber.[1]

Auch für den Mitarbeiter hat dies eher mehr Nachteile als Vorteile. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeitszeit ist für den Mitarbeiter nicht ersichtlich. Gerade weil die Daten aus der Zeiterfassung für weitere Auskünfte und Aufgaben, wie der Lohnabrechnung genutzt werden.

Eine minutengenaue Zeiterfassung mit der HR Suite Plus

Die Zeiterfassung der HR Suite Plus von Sage ist eine Funktion aus dem Modul Zeitmanagement. Je nach Anforderungen und Wünschen haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Zeiten zu erfassen.

Für die lokale Zeiterfassung im Unternehmen eignen sich verschiedene Zeiterfassungsgeräte. Für die dezentrale Zeiterfassung wird das webbasierte Mitarbeiterportal oder das Smartphone genutzt.

Die Zeiterfassung der HR Suite Plus kann nicht „nur“ Arbeitszeiten erfassen. Es gibt zahlreiche Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten z.B.:

• Begrenzung der maximalen Arbeitszeit
• Möglichkeit zur Anwendung der gesetzlichen Mindestpausenregel
• Plausibilisierung der erfassten Zeiten und direkte Bearbeitung unplausibler Zeitpaare
• Automatische Schichtwechselerkennung
• Definition Tages-/Wochenmodelle
• Genehmigung von Überstunden
• An- und Abwesenheitsdisplay mit Anzeige Fehlzeitgrund
• Erfassung von Zusatzeingaben z.B. Raucherpausen
• Projektzeiterfassung

Wird das Mitarbeiterportal genutzt, eröffnen sich weitere Funktionalitäten. Je nach Berechtigung kann der Mitarbeiter im Portal eine Übersicht der Zeitkonten aufrufen und erhält so einen Überblick der geleisteten Arbeitszeit.

Sollte eine Zeit falsch erfasst worden sein, können Korrekturen vorgenommen werden. Dieser Korrekturprozess kann mit einem Genehmigungsprozess hinterlegt werden. So unterliegen nachträgliche Änderungen einer Kontrolle. Dieser Workflow ist für alle Beteiligten eine zusätzliche Sicherheit, denn ein Betrug bei der Zeiterfassung kann zu einer fristlosen Kündigung führen. [2]

Ein ausführlicher Blogbeitrag zum Mitarbeiterportal wird demnächst erscheinen.

Das Beste kommt zum Schluss…

Die erfassten Zeiten stehen automatisch in der Personalabrechnung zur Verfügung. Damit entfällt das zeit- und fehleranfällige Übertragen der Zeiten und der Prozess der Lohnabrechnung wird vereinfacht und verschlankt.

Diese genannten Funktionen sind nur ein Teil von dem, was die Zeiterfassung der HR Suite Plus leisten kann.

Doch aufgepasst!

Bei der Einführung einer neuen Zeiterfassung sollten, wie im Eröffnungsbeitrag erwähnt, alle Mitarbeiter informiert werden.

Eine offene und ehrliche Kommunikation schützt davor, dass die neue Möglichkeit als Kontrollinstrument wahrgenommen wird. Wenn die Mitarbeiter verstehen, dass die Zeiterfassung die Basis für Kalkulation, Abrechnung sowie Controlling ist, beugt es einer fehlenden Motivation, Vertrauensverlust und einem schlechten Betriebsklima vor.

Vor allem gerade für die Lohnabteilung ist eine effiziente Zeiterfassung eine außerordentliche Erleichterung. Der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten der Personalabrechnung können deutlich gesenkt werden.

[1] https://www.ihk-koblenz.de/recht/Arbeitsrecht/Mindestlohn/Aufzeichnungspflichten_nach_dem_Mindestlohngesetz/1478366

[2] https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/kommentare/ausserordentliche-kuendigung-wegen-arbeitszeitbetrug