PCT Beleg-Freigabe für Sage 100 Revision 42 · 10/2026

Belege ab einem bestimmten Betrag sollen ein zweiter Mensch freigeben. Die Lösung erkennt beim Speichern selbst, ob ein Einkaufs- oder Verkaufsbeleg freigabepflichtig ist, kennzeichnet ihn und legt ihn genau den Kolleginnen und Kollegen vor, die ihn freigeben dürfen. Sie sperrt dabei nichts: Speichern, Drucken und Weiterverarbeiten bleiben möglich.

Screenshot: Auskunft „Beleg Freigabe - Freigeber (PCT)" mit einer Liste freigabepflichtiger Belege oben, den Positionen des markierten Belegs darunter, eine Zeile rot hinterlegt

Was die Lösung gegenüber Sage-Standard bietet

Sage 100 bringt zwei Wege mit, einen Beleg von einem zweiten Menschen absegnen zu lassen. Beide decken etwas anderes ab als die Beleg-Freigabe:

• Workflowregeln (Warenwirtschaft → Administration → Workflow → Workflowregeln definieren): Eine Regel gilt für einen Benutzer, eine Gruppe oder alle, für eine oder alle Belegarten und für Bedingungen wie Betrag, Kunde, Lieferant, Kunden- oder Lieferantengruppe, Vertreter oder Projekt. Trifft sie beim Speichern in der Belegerfassung zu, wird der Beleg geparkt statt gespeichert, und der in der Regel hinterlegte Benutzer oder die Gruppe bekommt eine Wiedervorlage. Geprüft wird das nur in der Belegerfassung. Trifft eine solche Regel auf einen schon gespeicherten Beleg zu, verweigert Sage das Speichern mit einer Meldung.
• Rechnungsprüfung (Zusatzpaket mit eigener Lizenz, Aufgaben-Center): ein Prüf- und Freigabeweg für Einkaufsbelege, gedacht für den Rechnungseingang.

Einen Freigabestand führt Sage am Beleg nicht. Zu sehen ist nur, ob ein Beleg geparkt oder gespeichert ist; ein Feld für Freigeber oder Freigabezeitpunkt gibt es dort nicht.

Neu mit der Lösung

• ein Freigabestand an Einkaufs- und Verkaufsbelegen, der bei jedem Speichern gesetzt wird, dazu Freigeber und Zeitpunkt der Freigabe
• eine eigene Arbeitsliste je Freigeber mit genau den Belegen, die er freigeben darf, und den Positionen darunter; freigegeben wird dort über Beleg freigeben
• eine Gesamtübersicht aller Belege mit ihrem Freigabestand
• eine Freigabematrix: eigene Grenze je Ersteller, beliebig viele Freigeber mit jeweils eigener Obergrenze, Regeln für Gruppen oder alle Mitarbeiter, getrennt nach Einkauf und Verkauf und bei Bedarf je Belegart, Belegarten ganz ausnehmen
• das Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt) am Mitarbeiter
• Belege, die vor der Einrichtung erfasst wurden, lassen sich nachträglich bewerten (Alte Belege reparieren)

Im Vergleich

	In Sage-Standard (Workflowregeln)	Mit der Beleg-Freigabe
Ist der Beleg freigegeben?	kein Freigabestand, nur „geparkt“ oder „gespeichert“	Freigabestand, Freigeber und Zeitpunkt am Beleg
Was wartet auf mich?	je zutreffender Regel eine Wiedervorlage	eine Liste aller Belege, die Sie freigeben dürfen
Wer gibt frei?	wer die Wiedervorlage bekommt, bearbeitet den Beleg weiter und speichert ihn	mehrere Freigeber, jeder mit eigener Obergrenze; Gruppen; Geschäftsführung immer
Wann ist ein Beleg betroffen?	wenn Benutzer, Belegart und alle Bedingungen einer Regel zutreffen	wenn der Nettobetrag über der Grenze des Erstellers liegt
Bereits gespeicherte Belege	eine zutreffende Regel verhindert das erneute Speichern	werden bei jedem Speichern bewertet, alte Belege auf Knopfdruck
Was passiert mit dem Beleg?	er wird geparkt, bis ihn jemand weiterbearbeitet	er bleibt normal nutzbar; die Freigabe ist eine Kennzeichnung, keine Sperre

Was Sie davon haben

• Übersicht: Was auf eine Freigabe wartet, steht in einer Liste — für jeden Freigeber seine eigene, für die Leitung alle.
• Nachweis: Wer welchen Beleg wann freigegeben hat, steht am Beleg selbst; Buchhaltung und Revision müssen nicht nachfragen.
• Lücken fallen auf: Ein Beleg, den nur die Geschäftsführung freigeben kann, ist rot hinterlegt — meist fehlt dann ein Eintrag in der Matrix.
• Eine Stelle für die Regeln: Grenzen und Zuständigkeiten pflegen Sie in einer Maske, ohne Programmierung.

Wo Sie sie finden

Menüeintrag	wofür
Warenwirtschaft → Auskünfte → Beleg Freigabe - Freigeber (PCT)	Ihre Arbeitsliste: die Belege, die Sie freigeben dürfen → Freigeber-Ansicht
Warenwirtschaft → Auskünfte → Beleg Freigabe - alle Belege (PCT)	Überblick über alle Belege mit ihrem Freigabestand → Alle Belege
Warenwirtschaft → Administration → Beleg Freigabe Matrix (PCT)	wer wessen Belege bis zu welchem Betrag freigeben darf → Freigabematrix

Für Ihr Control-Center gibt es dazu die Elemente Freigeber Ansicht, Beleg Freigabe - alle Belege und FreigabeMatrix.

Hilfe aus Sage: Strg+Umschalt+H

In jeder Maske der Lösung öffnet Rechtsklick → PCT Onlinehilfe oder Strg+Umschalt+H die Seite zu genau dieser Maske — auch in den Positionen darunter und in den Control-Center-Elementen Freigeber Ansicht und Beleg Freigabe - alle Belege. Im Sage 100 Smart Client gibt es nur den Menüeintrag, Tastenkürzel unterstützt Sage dort nicht.

Der Freigabestand eines Belegs

Jeder Beleg trägt nach dem Speichern einen von drei Ständen:

Stand	Bedeutung
keine Freigabe nötig	Der Nettobetrag liegt innerhalb der Grenze des Erstellers, oder die Belegart ist von der Freigabe ausgenommen.
Freigabe erforderlich	Der Beleg wartet. Er erscheint bei jedem zugelassenen Freigeber in dessen Liste.
freigegeben	Ein Berechtigter hat ihn freigegeben. Freigeber und Zeitpunkt stehen am Beleg.

Belege, die schon vor der Einrichtung der Lösung erfasst wurden, haben noch keinen Stand; in der Spalte Freigabe-Status steht bei ihnen „offen“, bis sie einmal neu gespeichert oder über Alte Belege reparieren bewertet wurden.

Eine erteilte Freigabe bleibt bestehen, solange der Nettobetrag des Belegs nicht über den freigegebenen Betrag steigt. Wird der Beleg später erneut gespeichert und liegt der Nettobetrag höher, wird er neu geprüft und wartet dann wieder auf eine Freigabe.

Die Lösung sperrt nichts

Sie kennzeichnet Belege und organisiert die Freigabe. Ein freigabepflichtiger Beleg lässt sich weiterhin speichern, drucken und weiterverarbeiten. Wenn Sie eine echte Sperre brauchen, sprechen Sie uns an.

Wie entschieden wird

Zwei Fragen, in dieser Reihenfolge:

1. Braucht der Beleg überhaupt eine Freigabe? Das entscheidet die eigene Grenze des Erstellers. Liegt der Nettobetrag darüber, wird der Beleg freigabepflichtig. Ist für die Belegart ein Ausschluss hinterlegt, wird er es nie.
2. Wer darf ihn freigeben? Das entscheiden die Freigeber-Zeilen der Matrix, jeweils mit einer eigenen Obergrenze. Wer keine Obergrenze hat, darf jeden Betrag freigeben.

Beides steht in der Freigabematrix, und beides lässt sich getrennt nach Einkauf und Verkauf und sogar je Belegart festlegen.

Vier Augen für alle Freigeber

Kein Freigeber aus der Matrix gibt seinen eigenen Beleg frei — auch nicht, wenn eine Regel „jeder darf freigeben" lautet. Einzige Ausnahme ist die Geschäftsführung (siehe unten).

Die Geschäftsführung darf immer

Am Mitarbeiterstamm gibt es das Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt). Wer es trägt, darf jeden freigabepflichtigen Beleg freigeben, ohne Eintrag in der Matrix und ohne Betragsgrenze – auch die eigenen Belege.

Farben

In der Freigeber-Ansicht ist eine Zeile rot hinterlegt, wenn für diesen Beleg kein regulärer Freigeber hinterlegt ist und nur die Geschäftsführung ihn freigeben kann. Das ist in aller Regel ein Hinweis auf eine Lücke in der Matrix.

Trägt der einzige Freigeber der Matrix selbst die Kennzeichnung als Geschäftsführung, erscheint die Zeile ebenfalls rot, obwohl die Matrix vollständig ist.

Für wen

Rolle	Nutzen
Geschäftsführung	sieht in einer Liste, was auf eine Freigabe wartet, und gibt per Knopfdruck frei
Einkauf und Vertrieb	erkennen sofort, ob ein Beleg noch eine Freigabe braucht und wer sie erteilen kann
Buchhaltung und Revision	sehen an jedem Beleg, wer wann freigegeben hat
Administration	pflegt Grenzen und Zuständigkeiten an einer Stelle, ohne Programmierung

Weiter: Arbeiten mit der Beleg-Freigabe.