Freigabematrix¶
Warenwirtschaft → Administration → Beleg Freigabe Matrix (PCT)
Hier legen Sie fest, ab welchem Betrag ein Beleg eine Freigabe braucht und wer sie erteilen darf. Alles andere folgt daraus.
Die Felder einer Zeile¶
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter-Nummer | der Ersteller des Belegs. * = alle Ersteller, G:Gruppe = alle Mitarbeiter dieser Gruppe |
| Freigeber-Nummer | wer freigeben darf. * = jeder außer dem Ersteller, G:Gruppe = jedes Mitglied dieser Gruppe, - = Ausschluss, diese Belegart braucht nie eine Freigabe |
| Typ | Bereich: Verkaufsbeleg oder Einkaufsbeleg |
| Belegart | eine konkrete Belegart oder (alle Belegarten) |
| Freigabe Grenze | der Nettobetrag als Grenze, auf den Cent genau und in der Hauswährung (Belege in Fremdwährung werden umgerechnet). Die Bedeutung hängt vom Zeilentyp ab — siehe unten |
Dazu zeigt die Liste Mitarbeiter-Matchcode, Mitarbeiter-Benutzer und Freigeber-Matchcode, damit Sie beim Pflegen sehen, wen Sie gerade eingetragen haben.
Die Lupe neben Mitarbeiter-Nummer und Freigeber-Nummer öffnet eine Suche über alle
Mitarbeiter, die Gruppen und die Platzhalter * und -. Sie können die Nummer aber auch
direkt eintippen.
Rechts daneben steht unter Sage-Benutzer der Benutzer, der am jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt ist — nur zur Anzeige. Ist das Feld leer, wirkt die Zeile nicht: Ohne Benutzer kann ein Mitarbeiter nicht freigeben, und seine eigenen Belege sieht kein Freigeber. Der Stift am Feld öffnet den Mitarbeiter, damit Sie den Benutzer gleich eintragen können.
Ganz unten erklärt das Feld Was diese Zeile bewirkt (in der Liste die Spalte Regel) die Zeile in einem Satz — zum Beispiel „Eigene Grenze: Einkaufsbelege von Einkauf, Emma bis 2.000 € netto brauchen keine Freigabe. Darüber ist eine Freigabe nötig.“ Der Satz ändert sich beim Bearbeiten sofort mit. Wirkt eine Zeile nicht, beginnt er mit ACHTUNG und nennt den Grund. Beträge nennt der Satz stets mit „€“; maßgeblich ist die Hauswährung Ihres Mandanten.
Bei einem Freigeber nennt der Satz auch die eigene Grenze des Erstellers, also den Betrag, ab dem überhaupt eine Freigabe nötig ist: „Privat, Pia gibt Verkaufsbelege von Gerda, Gehalt frei – oberhalb der eigenen Grenze von 2.000 € netto, bis 20.000 € netto.“ Hat der Ersteller keine eigene Grenze, steht dort „ab dem ersten Euro“. Liegt die Grenze des Freigebers nicht über der eigenen Grenze, greift die Zeile nie – auch das meldet der Satz mit ACHTUNG.
Solange Sie eine neue Zeile noch erfassen, zeigt das Feld nur, was noch fehlt (Mitarbeiter, Freigeber oder Typ).
Mitarbeiter und Freigeber gleich – keine Selbstfreigabe
Eine Zeile, in der Mitarbeiter und Freigeber dieselbe Person sind, ist die eigene Grenze:
Bis zu diesem Betrag braucht der Beleg gar keine Freigabe. Seine eigenen Belege oberhalb der
Grenze kann niemand selbst freigeben — das gilt auch für * und Gruppen. Nur die
Geschäftsführung darf auch eigene Belege freigeben.
Speichern nur mit Sage-Benutzer
Eine Zeile lässt sich nicht speichern, solange einer der beiden Mitarbeiter keinen
Sage-Benutzer hat. Die Meldung nennt den Mitarbeiter. Tragen Sie den Benutzer am
Mitarbeiterstamm ein (Stift), dann speichern Sie die Zeile erneut. Für *, - und
Gruppen gilt die Prüfung nicht.
Zwei Arten von Zeilen¶
Mitarbeiter und Freigeber sind dieselbe Person. Diese Zeile beantwortet: Bis zu welchem Betrag darf jemand ohne Freigabe arbeiten?
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | Verkauf | (alle Belegarten) | 5000 |
Belege von M1 bis 5.000 € netto brauchen keine Freigabe, darüber schon.
⚠️ Fehlt diese Zeile, gilt die Grenze 0 — dann wird jeder Beleg dieses Mitarbeiters mit positivem Nettobetrag freigabepflichtig.
Mitarbeiter und Freigeber sind verschiedene Personen. Diese Zeile beantwortet: Wer darf die Belege dieses Erstellers freigeben, und bis zu welchem Betrag?
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M2 | Verkauf | (alle Belegarten) | 50000 |
M2 sieht die freigabepflichtigen Belege von M1 bis 50.000 € netto in seiner Liste.
Grenze 0 heißt hier: unbegrenzt. M2 darf dann jeden Betrag von M1 freigeben.
Mehrere Freigeber ergeben mehrere Zeilen.
Platzhalter¶
| Wert | im Feld Mitarbeiter | im Feld Freigeber |
|---|---|---|
M1 |
genau dieser Ersteller | genau dieser Freigeber |
* |
alle Ersteller | jeder außer dem Ersteller |
G:Team |
die Ersteller der Gruppe „Team" | jedes Mitglied der Gruppe „Team" außer dem Ersteller |
- |
— | Ausschluss: diese Belegart braucht nie eine Freigabe |
Die Gruppe ist das Feld Gruppe am Mitarbeiterstamm.
Platzhalter gelten nur für die Freigeber
Ob ein Beleg überhaupt eine Freigabe braucht, entscheidet immer die persönliche
eigene Grenze. Eine Zeile mit * im Feld Mitarbeiter erweitert also den Kreis der
Freigeber, ersetzt aber keine eigene Grenze. Steht in der *-Zeile eine konkrete Belegart,
schaltet sie für diese Belegart deren eigenen Block ein (siehe Fall 6 unten).
Eine Belegart gesondert regeln¶
Tragen Sie statt (alle Belegarten) eine konkrete Belegart ein, gilt für diese Belegart ausschließlich dieser Block — die allgemeinen Zeilen des Bereichs zählen für sie dann nicht mehr. Die Regeln werden also ersetzt, nicht ergänzt.
Ein Beispiel für den Einkauf:
| Mitarbeiter | Freigeber | Belegart | Grenze | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | (alle Belegarten) | 2000 | allgemeine eigene Grenze von M1 |
| M1 | M2 | (alle Belegarten) | 20000 | M2 gibt allgemein frei |
| M1 | M1 | Bestellung | 500 | für Bestellungen gilt 500 statt 2000 |
| M1 | M3 | Bestellung | 10000 | für Bestellungen gibt M3 frei, nicht M2 |
Zu jedem Belegart-Block gehört eine eigene Grenze
Ein Belegart-Block gilt für einen Ersteller, sobald es für diese Belegart eine Zeile mit
ihm, mit * oder mit seiner Gruppe im Feld Mitarbeiter gibt — für die Freigabepflicht
genauso wie für die Freigeber. Legen Sie deshalb immer auch die persönliche eigene
Grenze des Erstellers für diese Belegart an (M1 / M1 / Bestellung). Fehlt sie, gilt für
diese Belegart die Grenze 0: jeder Beleg braucht dann eine Freigabe.
Durchgerechnet¶
Mit den vier Zeilen oben und einer Geschäftsführung mit dem Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt):
| M1 erfasst … | Freigabe? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| eine Preisanfrage über 800 € | nein — unter der eigenen Grenze von 2.000 € | niemand, er ist nicht freigabepflichtig |
| eine Bestellung über 800 € | ja — über der Bestellungs-Grenze von 500 € | M3 und die Geschäftsführung; M2 nicht |
| eine Preisanfrage über 25.000 € | ja | nur die Geschäftsführung — M2s Grenze von 20.000 € reicht nicht. Die Zeile ist rot |
Standardfälle¶
Jeder Fall zeigt, was wo steht und wie es wirkt. In allen Beispielen ist M1 der Ersteller, die Beträge sind Nettobeträge in der Hauswährung. „GF“ steht für alle Mitarbeiter mit dem Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt). Sie geben jeden wartenden Beleg frei – auch ihre eigenen.
1 · Eigene Grenze, darüber gibt eine Person frei¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | Verkauf | (alle Belegarten) | 5000 |
| M1 | M2 | Verkauf | (alle Belegarten) | 0 |
| M1 speichert … | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| Auftrag über 3.000 € | nein | – |
| Auftrag über 8.000 € | ja | M2 und GF |
| Auftrag über 250.000 € | ja | M2 (Grenze 0 = unbegrenzt) und GF |
2 · Zwei Stufen: Abteilungsleitung bis 10.000 €, darüber die Bereichsleitung¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | Einkauf | (alle Belegarten) | 2000 |
| M1 | M2 | Einkauf | (alle Belegarten) | 10000 |
| M1 | M3 | Einkauf | (alle Belegarten) | 0 |
| M1 speichert … | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| Bestellung über 1.500 € | nein | – |
| Bestellung über 6.000 € | ja | M2, M3 und GF |
| Bestellung über 25.000 € | ja | M3 und GF – für M2 zu hoch |
Freigegeben ist ein Beleg nach einer Freigabe. Wer zuerst freigibt, erledigt ihn für alle.
3 · Eine Person gibt für alle frei¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | Einkauf | (alle Belegarten) | 2000 |
| M4 | M4 | Einkauf | (alle Belegarten) | 500,50 |
* |
M2 | Einkauf | (alle Belegarten) | 0 |
| Beleg | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| M1, 1.800 € | nein | – |
| M4, 800 € | ja – über 500,50 € | M2 und GF |
| M2 selbst, 3.000 € | ja – M2 hat keine eigene Grenze | nur GF (rot hinterlegt): M2 gibt seine eigenen Belege nicht frei |
Die *-Zeile legt nur fest, wer freigibt. Ob eine Freigabe nötig ist, entscheidet
weiterhin die eigene Grenze je Mitarbeiter.
4 · Eine Gruppe gibt sich gegenseitig frei¶
| wo | Eintrag |
|---|---|
| Mitarbeiterstamm | M1, M5, M6 haben im Feld Gruppe den Wert Einkauf |
| Matrix | G:Einkauf / G:Einkauf / Einkauf / (alle Belegarten) / 0 |
| Matrix | je Mitglied die eigene Grenze, z. B. M1 / M1 / Einkauf / (alle Belegarten) / 2000 |
| M1 speichert … | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| Bestellung über 1.000 € | nein | – |
| Bestellung über 4.000 € | ja | M5, M6 und GF – nicht M1 selbst |
5 · Eine Belegart nie freigabepflichtig¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
* |
- |
Verkauf | Angebot | 0 |
| Beleg | Freigabe nötig? |
|---|---|
| Angebot über 80.000 €, gleich von wem | nein |
| Auftrag über 80.000 € | wie in den übrigen Zeilen geregelt |
Mit (alle Belegarten) statt Angebot ist der ganze Bereich ohne Freigabe. Mit M1 statt *
gilt der Ausschluss nur für Belege von M1.
6 · Eine Belegart gesondert regeln¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M1 | Einkauf | (alle Belegarten) | 2000 |
| M1 | M2 | Einkauf | (alle Belegarten) | 0 |
| M1 | M1 | Einkauf | Bestellung | 500 |
* |
M3 | Einkauf | Bestellung | 0 |
| M1 speichert … | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| Preisanfrage über 1.500 € | nein – allgemeine Grenze 2.000 € | – |
| Bestellung über 800 € | ja – Bestellungs-Grenze 500 € | M3 und GF, nicht M2 |
| Bestellung über 400 € | nein | – |
Sobald es für eine Belegart eine Zeile mit dem Ersteller, mit * oder mit seiner Gruppe gibt,
gelten für diese Belegart nur ihre eigenen Zeilen. Fehlt dann die eigene Grenze für die
Belegart (hier M1 / M1 / Bestellung), gilt 0: jede Bestellung braucht eine Freigabe.
7 · Geschäftsführung darf alles¶
| wo | Eintrag |
|---|---|
| Mitarbeiterstamm | Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt) am Mitarbeiter der Geschäftsführung |
| Matrix | kein Eintrag nötig |
| Beleg | wer sieht ihn |
|---|---|
| jeder freigabepflichtige Beleg | alle GF – ohne Betragsgrenze |
| freigabepflichtiger Beleg einer GF | alle GF – auch die GF selbst – und die Freigeber aus der Matrix |
8 · Mitarbeiter ohne eigene Grenze¶
| Mitarbeiter | Freigeber | Typ | Belegart | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| M1 | M2 | Verkauf | (alle Belegarten) | 0 |
| M1 speichert … | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| Auftrag über 50 € | ja – ohne eigene Grenze gilt 0 | M2 und GF |
9 · Benutzer ohne Mitarbeiter¶
| wo | Zustand |
|---|---|
| Mitarbeiterstamm | Für den Sage-Benutzer, der den Beleg erfasst, gibt es keinen Mitarbeiter mit diesem Benutzer |
| Beleg | Freigabe nötig? | wer sieht den Beleg |
|---|---|---|
| jeder Beleg über 0 € | ja | nur GF. In der Freigeber Ansicht steht in der Spalte Hinweis, was fehlt; beim Speichern weist Sage einmal darauf hin |
Abhilfe: den Benutzer am passenden Mitarbeiter eintragen. Danach gelten die Zeilen dieses Mitarbeiters.
10 · Was außerdem immer gilt¶
| Situation | Wirkung |
|---|---|
| Beleg in Fremdwährung (z. B. 10.000 USD) | geprüft wird der in die Hauswährung umgerechnete Nettobetrag |
| Ein Kollege ändert und speichert den Beleg von M1 | die Freigeber bleiben die von M1 (maßgeblich ist der Bearbeiter des Belegs); freigabefrei bleibt der Beleg nur, wenn er unter der Grenze von M1 und der des Kollegen liegt |
| Ein freigegebener Beleg wird geändert, der Betrag steigt nicht über den freigegebenen | er bleibt freigegeben |
| Ein freigegebener Beleg wird über den freigegebenen Betrag erhöht | die Freigabe gilt nicht mehr; der Beleg wird wie ein neuer geprüft |
| Wer einen Beleg gespeichert hat (auch wenn danach ein Kollege speichert) | kann ihn nicht selbst freigeben, auch nicht mit einem anderen Bearbeiter – außer als GF. Das gilt für Belege, die seit der Umstellung gespeichert wurden; bei Belegen, die vorher zuletzt gespeichert wurden, zählt nur der Bearbeiter des Belegs |
Ein Kollege speichert einen Beleg von M1, und es gibt einen Ausschluss (-) |
der Ausschluss wirkt nur, wenn er für M1 und für den Kollegen gilt; sonst zählt die kleinere Grenze beider |
| Beleg mit einem Nettobetrag von 0 € oder darunter (z. B. eine Gutschrift) | braucht nie eine Freigabe – auch nicht bei der Grenze 0 |
| Die Matrix wird geändert | wartende Belege zeigen die neuen Freigeber sofort; die Freigabepflicht selbst wird beim nächsten Speichern oder über Alte Belege reparieren neu bewertet |
Ein Ausschluss (-) wird nachträglich eingetragen |
bereits wartende Belege verschwinden aus der Freigeber Ansicht, warten aber weiter auf Freigabe (in Alle Belege bleiben sie „Freigabe erforderlich“, aber nicht freigebbar), bis sie neu gespeichert oder über Alte Belege reparieren neu bewertet werden |
Rechtsklick¶
Neu (auch Strg+N), Löschen, Suchen und Bearbeiten — die üblichen Einträge der Pflegemaske; Neu und Löschen stehen auch als Schaltflächen über der Liste. Mitarbeiter suchen und Freigeber suchen tun dasselbe wie die Lupen an den Feldern, Mitarbeiter öffnen und Freigeber öffnen dasselbe wie die Stifte. PCT Onlinehilfe (oder Strg+Umschalt+H) öffnet diese Seite.
In der Liste der Matrixzeilen gibt es per Rechtsklick Mitarbeiter öffnen, Freigeber öffnen und PCT Onlinehilfe.
Die Liste der Matrixzeilen gibt es außerdem als Element FreigabeMatrix für das Control-Center — zum Nachsehen, gepflegt wird in dieser Maske.
Was Sie im Mitarbeiterstamm brauchen¶
- Benutzer (Sage-Login): Ohne ihn kann jemand nicht als Freigeber erkannt werden und taucht in keiner Freigeber-Liste auf.
- Gruppe: nur nötig, wenn Sie mit
G:-Regeln arbeiten. - Freigabe: GF (immer berechtigt): das Kennzeichen für die Geschäftsführung.
Die Belegart-Auswahl ist nicht vorgefiltert
Die Auswahlliste der Belegarten zeigt Einkaufs- und Verkaufsbelegarten gemeinsam. Woran Sie sich orientieren: die Spalte Typ der Zeile.