Arbeiten mit der Beleg-Freigabe

Als FreigeberAls ErstellerAls AdministrationAls Geschäftsführung

1. Warenwirtschaft → Auskünfte → Beleg Freigabe - Freigeber (PCT) öffnen. Die Liste zeigt nur, was auf Sie wartet.
2. Zeile markieren. Unten sehen Sie die Positionen des Belegs — Artikel, Mengen, Preise. Für die Freigabe zählt der Nettobetrag (bei Fremdwährung umgerechnet in die Hauswährung).
3. Reicht Ihnen das nicht, öffnen Sie den Beleg über Rechtsklick → VK-Beleg → Beleg öffnen (bzw. EK-Beleg) in der gewohnten Belegerfassung.
4. Rechtsklick → Beleg freigeben. Ihr Name und der Zeitpunkt werden am Beleg festgehalten.

Eine rot hinterlegte Zeile heißt: Für diesen Beleg ist kein regulärer Freigeber hinterlegt. Melden Sie das der Administration — meist fehlt eine Zeile in der Matrix.

Sie merken von der Lösung im Alltag nichts: Sie erfassen und speichern wie immer. Beim Speichern entscheidet die Lösung selbst, ob der Beleg eine Freigabe braucht.

Wissen möchten Sie es trotzdem? Auskünfte → Beleg Freigabe - alle Belege (PCT), dort auf Ihren Namen filtern. Die Spalte Freigabe-Status sagt Ihnen, woran Sie sind, Freigeber und Freigabe-Datum, wer wann freigegeben hat.

Einrichten

1. Am Mitarbeiterstamm den Benutzer (Sage-Login) pflegen — ohne ihn kann niemand Freigeber sein.
2. In der Freigabematrix je Mitarbeiter eine eigene Grenze anlegen. Fehlt sie, wird jeder Beleg dieses Mitarbeiters freigabepflichtig.
3. Die Freigeber dazu eintragen, je mit ihrer Obergrenze (0 = unbegrenzt).
4. Belegarten, die nie eine Freigabe brauchen, mit Freigeber - ausschließen.
5. Einmalig Alte Belege reparieren in der Liste „alle Belege" ausführen, damit auch Bestandsbelege einen Stand bekommen. Das darf nur die Geschäftsführung.

Prüfen, ob es sitzt

Filtern Sie in „alle Belege“ auf Status-Nr. = 2. Das ist alles, was gerade auf eine Freigabe wartet. Die Spalte Status-Nr. ist zunächst ausgeblendet; blenden Sie sie über die Spaltenauswahl ein. Alternativ filtern Sie die Spalte Freigabe-Status auf „Freigabe erforderlich“. Bleibt dort etwas dauerhaft liegen, fehlt vermutlich ein Freigeber für diesen Ersteller.

Tragen Sie am eigenen Mitarbeiterstamm das Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt) ein. Damit erscheint jeder freigabepflichtige Beleg in Ihrer Freigeber-Ansicht, ohne Eintrag in der Matrix und ohne Betragsgrenze.

Auch Ihre eigenen Belege sind dabei: Die Geschäftsführung darf immer freigeben, das Vier-Augen-Prinzip gilt nur für die Freigeber aus der Matrix.

Wiederkehrende Fragen

Ich sehe einen Beleg nicht, den ich freigeben soll

Übliche Ursachen:

• Am Mitarbeiterstamm fehlt Ihr Benutzer (Sage-Login).
• In der Matrix fehlt eine Zeile, die Sie als Freigeber für diesen Ersteller nennt.
• Ihre Obergrenze liegt unter dem Nettobetrag des Belegs (Betragsfenster): Der Beleg erscheint dann nur bei Freigebern mit höherer oder ohne Obergrenze.
• Eine Ausschlusszeile (-) nimmt die Belegart des Belegs von der Freigabe aus. Der Beleg braucht dann keine Freigabe.
• Sie haben den Beleg selbst gespeichert. Das Vier-Augen-Prinzip schließt Sie dann als Freigeber aus (Ausnahme: Geschäftsführung).
• Die Liste startet mit dem Filter Offen = ja. Belege aus bereits erledigten Vorgängen sehen Sie erst, wenn Sie den Filter entfernen.

Ein Beleg wartet auf Freigabe, aber nur die Geschäftsführung sieht ihn

Der Ersteller ist am Mitarbeiterstamm keinem Mitarbeiter zugeordnet (der Benutzer (Sage-Login) fehlt). Seine Belege brauchen immer eine Freigabe, und die Matrix kennt keinen Freigeber für ihn. Deshalb erscheinen sie nur bei der Geschäftsführung, mit einem Text in der Spalte Hinweis. Tragen Sie den Benutzer am Mitarbeiter nach; danach erscheint der Beleg sofort auch bei den Freigebern aus der Matrix. Beim Speichern eines solchen Belegs weist Sage einmal darauf hin.

Ich sehe einen Beleg, kann ihn aber nicht freigeben

Beim Freigeben wird Ihre Berechtigung noch einmal genau geprüft. Kommt die Meldung „Sie sind für diesen Beleg nicht freigabeberechtigt.", obwohl der Beleg in Ihrer Liste steht, melden Sie das bitte Ihrem Betreuer.

Die Meldung „Der Beleg wartet nicht (mehr) auf eine Freigabe. Bitte die Liste aktualisieren." kommt, wenn der Beleg inzwischen nicht mehr auf eine Freigabe wartet. Das ist der Fall, wenn ihn jemand anderes freigegeben hat, aber auch, wenn der Betrag nach dem Laden Ihrer Liste unter die Grenze gesenkt wurde und der Beleg gar keine Freigabe mehr braucht. Aktualisieren Sie in beiden Fällen die Liste.

Ein Beleg ist freigabepflichtig, obwohl er klein ist

Dann fehlt für den Ersteller die Zeile mit seiner eigenen Grenze. Ohne sie gilt die Grenze 0, und damit braucht jeder Beleg eine Freigabe.

Ein alter Beleg hat gar keinen Stand

Belege, die vor der Einrichtung erfasst wurden, bekommen ihren Stand erst beim nächsten Speichern — oder auf einen Schlag über Alte Belege reparieren.

Ein Kollege hat meinen Beleg geändert – wessen Grenze gilt?

Die Freigeber sind immer Ihre, denn sie richten sich nach dem Bearbeiter des Belegs, in der Regel dem, der ihn angelegt hat. Ob eine Freigabe nötig ist, prüft Sage beim Speichern gegen Ihre Grenze und gegen die des Kollegen. Es gilt die kleinere.

Kann ich meinen eigenen Beleg freigeben?

Als Freigeber aus der Matrix nicht – auch nicht über eine *- oder Gruppenregel. Als „eigener Beleg“ gilt dabei auch jeder Beleg, den Sie irgendwann gespeichert haben, selbst wenn Sie einen Kollegen als Bearbeiter eingetragen haben. Das gilt für Belege, die seit der Umstellung auf diese Regel gespeichert wurden. Bei älteren Belegen zählt nur der Bearbeiter. Ausnahme: Mit dem Kennzeichen der Geschäftsführung dürfen Sie jeden Beleg freigeben, auch den eigenen.

Wo sehe ich, wer einen Beleg wann freigegeben hat?

Im Register Historie unter der Freigeber-Ansicht und unter Alle Belege: jede Anforderung, Freigabe und Neubewertung mit Benutzer, Zeitpunkt und Betrag. Die Einträge bleiben dauerhaft erhalten.

Verliert ein Beleg seine Freigabe, wenn ich ihn noch einmal speichere?

Nur, wenn Sie den Betrag erhöhen. Ein freigegebener Beleg bleibt freigegeben, solange der Nettobetrag nicht über dem freigegebenen liegt. Erhöhen Sie ihn darüber hinaus, wird der Beleg wie ein neuer geprüft und braucht oberhalb der Grenze wieder eine Freigabe. Speichern Sie den Beleg erneut, ohne den Betrag zu erhöhen, bleibt die Freigabe bestehen, und es entsteht kein neuer Eintrag in der Historie. Von Hand zurücknehmen lässt sich eine erteilte Freigabe in der Lösung nicht.

Brauchen Folgebelege (Angebot, Auftrag, Rechnung) eine eigene Freigabe?

Ja. Ein Folgebeleg wird beim Speichern wie ein neuer Beleg geprüft, auch wenn der Quellbeleg schon freigegeben war. Das gilt für die ganze Kette, etwa Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung oder Bestellung und Rechnung: Jeder Folgebeleg über der Grenze braucht seine eigene Freigabe. Ausnahme: Eine Ausschlusszeile (-) in der Matrix nimmt die Belegart von der Freigabe aus. Im Folgebeleg können Freigeber und Freigabe-Datum zunächst noch den Stand des Quellbelegs zeigen. Maßgeblich ist der Freigabe-Status.