Installation¶
Die Einrichtung übernimmt Ihr Betreuer. Sie besteht aus diesen Schritten:
Reihenfolge¶
- PCT AD-Logbuch installieren, falls noch nicht vorhanden. Die Beleg-Freigabe braucht dessen gemeinsame Programmbibliothek.
- Lösung installieren.
- Anwendungsserver neu starten. Erst danach kennt Sage die neuen Belegfelder. Auch bei der Erstinstallation ist dieser Neustart nötig.
- Rechte vergeben (siehe unten).
- Mitarbeiterstamm prüfen: Jeder, der Belege erfasst oder freigibt, braucht einen Benutzer (Sage-Login).
- Freigabematrix pflegen und einmalig Alte Belege reparieren ausführen — das darf nur die Geschäftsführung.
- Testbeleg prüfen (siehe „Nach Installation und nach jedem Sage-Update prüfen").
Was in der Datenbank entsteht¶
| Art | wofür |
|---|---|
| Zusatzfelder am Beleg (Verkauf und Einkauf) | Freigabestand, Freigeber, Freigabezeitpunkt und die Liste derer, die den Beleg gespeichert haben |
| Zusatzfeld am Mitarbeiter | das Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt) |
| Freigabematrix | die gepflegten Regeln: Ersteller, Freigeber, Bereich, Belegart, Grenze |
| Freigabehistorie | der Nachweis, wer wann welchen Beleg zu welchem Betrag angefordert, freigegeben oder neu bewertet hat |
| Hilfsfunktionen | ermitteln die gültige Regel je Belegart und formulieren den Satz in der Spalte Regel |
| Sichten | ermitteln je Beleg, wer ihn freigeben darf, und stellen Positionen und Gesamtübersicht bereit |
| gemeinsame Basisbausteine | legen die Zusatzfelder an; sie gehören zu den Lösungen von PC-Tutor und werden bei Bedarf mit angelegt |
Bei jeder Installation und bei jedem Update ersetzt die Lösung ihre eigenen Sichten und Funktionen durch den aktuellen Stand. Ihre Freigabematrix und die Freigabehistorie bleiben erhalten. Die Standard-Ansicht der Freigeber-Maske wird dabei einmalig zurückgesetzt; Ansichten, die Sie selbst gespeichert haben, legen Sie danach neu an.
Objekte anderer Hersteller oder anderer Lösungen, die zufällig denselben Namen tragen, überschreibt die Lösung nicht: Eine Vorab-Prüfung bricht die Einrichtung in diesem Fall ab, statt etwas Fremdes zu verändern. Wenden Sie sich dann an Ihren Betreuer.
Rechte¶
Welche Mitarbeiter welche Maske öffnen dürfen, legen Sie in der Sage-Rechteverwaltung fest:
| Maske | für wen |
|---|---|
| Beleg Freigabe - Freigeber (PCT) | alle, die Belege freigeben |
| Beleg Freigabe - alle Belege (PCT) | wer den Überblick braucht. Enthält auch Alte Belege reparieren — das dürfen nur Mitarbeiter mit dem Kennzeichen Freigabe: GF (immer berechtigt). Es bewertet sofort alle Belege des Mandanten neu, auch abgeschlossene und alte; nur bereits freigegebene bleiben freigegeben. Hunderte alter Belege können dadurch auf „Freigabe erforderlich“ fallen. Die Freigeber-Ansicht blendet sie über den Filter Offen = ja aus, in „alle Belege“ bleiben sie sichtbar |
| Beleg Freigabe Matrix (PCT) | nur die Administration — wer die Matrix ändert, bestimmt, wer freigibt |
Nach Installation und nach jedem Sage-Update prüfen¶
Machen Sie nach der Erstinstallation und nach jedem Sage-Update einen kurzen Test. Die Lösung meldet nicht von sich aus, wenn ihre Prüfung nicht läuft. Das kann passieren, wenn Sage den zugehörigen Programmteil nicht lädt (zum Beispiel nach einem Versionswechsel oder wenn die Programmdatei auf dem Anwendungsserver fehlt) oder wenn die neuen Felder in einer laufenden Sitzung noch nicht bekannt sind. Die Belege würden dann ohne Freigabepflicht gespeichert, ohne dass jemand es merkt.
- Melden Sie sich mit einem Benutzer an, für den Sie in der Matrix eine eigene Grenze festgelegt haben.
- Speichern Sie einen Testbeleg über dieser Grenze (am besten in einem Testmandanten oder als Entwurf, den Sie danach löschen).
- Öffnen Sie Beleg Freigabe - Freigeber (PCT) und prüfen Sie, dass der Testbeleg dort mit den richtigen Freigebern erscheint. In alle Belege muss er den Stand Freigabe erforderlich tragen.
Erscheint der Beleg nicht oder zeigt er keinen Stand: Anwendungsserver neu starten, den Test wiederholen und bei erneutem Fehlschlag Ihren Betreuer verständigen. Belege, die zwischenzeitlich ohne Prüfung gespeichert wurden, bewertet die Geschäftsführung anschließend über Alte Belege reparieren neu.
Wenn der Freigabestand leer bleibt¶
Das ist fast immer der fehlende Neustart aus Schritt 3. Prüfen Sie das zuerst. Danach: Ein Beleg bekommt seinen Stand beim Speichern; Bestandsbelege bekommen ihn erst über Alte Belege reparieren in der Liste „alle Belege" (nur Geschäftsführung). Bis dahin zeigt die Spalte Freigabe-Status bei ihnen „offen". Hilft beides nicht, wenden Sie sich an Ihren Betreuer.