Alle Belege¶
Warenwirtschaft → Auskünfte → Beleg Freigabe - alle Belege (PCT)
Der Überblick. Diese Liste zeigt alle Ein- und Verkaufsbelege mit ihrem Freigabestand, unabhängig davon, ob Sie selbst freigeben dürfen. Zum Nachschlagen, Auswerten und Nachvollziehen, wer wann freigegeben hat.
Die Spalten¶
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Typ | EK = Einkaufsbeleg, VK = Verkaufsbeleg |
| Belegjahr, Belegdatum | Jahr und Datum des Belegs |
| Belegart | die Belegart, etwa Bestellung oder Auftragsbestätigung |
| Belegnummer, Vorgang | Nummer des Belegs und des Vorgangs, zu dem er gehört |
| Beleg-Matchcode, Vorgangs-Matchcode | die Matchcodes aus dem Belegkopf |
| Kto und Kontokorrent-Matchcode | Kunde beim Verkaufs-, Lieferant beim Einkaufsbeleg |
| Bearbeiter, Bearbeiter-Matchcode | wer den Beleg erstellt hat |
| Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag | die Beträge in der Währung des Belegs. Für die Freigabe zählt der Nettobetrag; geprüft wird er gegen die Grenze in Hauswährung, bei Belegen in Fremdwährung also umgerechnet |
| Freigabe-Status | der Freigabestand: keine Freigabe nötig, Freigabe erforderlich, freigegeben. Belege ohne Freigabestand zeigen hier offen |
| Freigeber | wer freigegeben hat |
| Freigabe-Datum | wann freigegeben wurde |
| Freigebbar | 1 = Sie dürfen diesen Beleg freigeben, 0 = nicht |
| Offen | Nein, wenn der Vorgang erledigt ist oder ein Angebot abgelehnt bzw. erfüllt wurde – sonst Ja |
Unter den drei Beträgen steht eine Summenzeile über alle angezeigten Belege. Sie addiert die Beträge so, wie sie dastehen – bei Belegen in verschiedenen Währungen also ohne Umrechnung. Spalten, Reihenfolge und Breiten sind in der Auskunft dieselben wie in der Freigeber-Ansicht; dort steht auch, welche Spalten Sie zusätzlich einblenden können (Lieferdatum, Lieferwoche, Versand, Gewicht, Gültigkeit, Vertreter …).
Freigeber und Freigabe-Datum nach Verfall
Verfällt eine Freigabe, weil der Betrag des Belegs gestiegen ist, oder entsteht ein Folgebeleg, können Freigeber und Freigabe-Datum noch den alten Stand zeigen, obwohl der Status Freigabe erforderlich lautet. Maßgeblich sind der Freigabe-Status und das Register Historie.
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| grün hinterlegte Zeile | bereits freigegeben |
| rot hinterlegte Zeile | Freigabe erforderlich, aber nur die Geschäftsführung kann freigeben – meist fehlt eine Zeile in der Freigabematrix |
Auch hier zeigt der untere Bereich die Artikelpositionen des markierten Belegs (Text- und Summenpositionen erscheinen nicht), in der Reihenfolge des Belegs, mit Gewicht und Summenzeile – wie in der Freigeber-Ansicht.
Abgeschlossene Belege sind zunächst ausgeblendet
Die Liste startet mit dem Filter Offen = ja. Für den vollständigen Bestand nehmen Sie den Filter rechts oben unter Datensätze wählen heraus.
Freigebbar als Filter
Filtern Sie auf Freigebbar = 1 und Freigabe-Status = Freigabe erforderlich, und Sie haben dieselbe Menge wie in Ihrer Freigeber-Ansicht.
Unter der Liste stehen wie in der Freigeber-Ansicht die Register Beleg Positionen und Historie (was die Historie zeigt).
Rechtsklick¶
| Eintrag | wofür |
|---|---|
| Beleg freigeben | gibt den markierten Beleg frei. Aktiv nur, wenn in der Zeile Freigebbar = 1 steht; die Berechtigung wird beim Ausführen erneut geprüft |
| Alte Belege reparieren | bewertet Bestandsbelege nachträglich – nur für die Geschäftsführung (siehe unten) |
| VK-Beleg → Beleg öffnen / Beleg drucken | öffnet oder druckt den Verkaufsbeleg |
| EK-Beleg → Beleg öffnen / Beleg drucken | dasselbe für Einkaufsbelege |
| PCT Onlinehilfe (auch Strg+Umschalt+H) | öffnet diese Seite |
Aktiv ist immer nur der Zweig, der zur markierten Zeile passt. Beleg freigeben und Alte Belege reparieren stehen zusätzlich als Schaltflächen über der Liste.
Im Control-Center¶
Die Belege gibt es auch als Element Beleg Freigabe - alle Belege für Ihr Control-Center, mit dem Rechtsklick der Auskunft — nur ohne die Positionen darunter. Das Element hat eine eigene Spaltenauswahl; welche Spalten es zeigt, stellen Sie dort über die Spaltenauswahl ein. Den Vorgabefilter Offen = ja, die Farben und die Summenzeile der Auskunft bringt es nicht mit.
Alte Belege reparieren¶
Belege, die vor der Einrichtung erfasst wurden, haben noch keinen Freigabestand — die Spalte Freigabe-Status zeigt bei ihnen offen, bis sie einmal neu gespeichert werden.
Alte Belege reparieren holt das nach: Der Eintrag bewertet die vorhandenen Belege nach denselben Regeln wie beim Speichern und setzt „keine Freigabe nötig" oder „Freigabe erforderlich". Bereits freigegebene Belege bleiben unangetastet — eine erteilte Freigabe wird nie zurückgenommen. Belege von Benutzern, die keinem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden mit bewertet: Sie brauchen immer eine Freigabe.
Weil der Eintrag alle Einkaufs- und Verkaufsbelege des Mandanten neu bewertet, fragt Sage vorher nach. Ausführen darf ihn nur, wer am Mitarbeiter als Geschäftsführer gekennzeichnet ist – er steht nur der Geschäftsführung zur Verfügung; alle anderen erhalten eine Meldung.
Auch abgeschlossene Belege werden bewertet
Neu bewertet werden alle Belege des Mandanten außer den bereits freigegebenen – auch abgeschlossene und alte. Dabei können viele alte Belege den Status Freigabe erforderlich erhalten. In der Liste blendet der Vorgabefilter Offen = ja abgeschlossene Belege danach wieder aus; sie sind aber weiterhin da, sobald Sie den Filter herausnehmen.
Sie brauchen das in aller Regel genau einmal, nach der Einrichtung. Ein zweiter Lauf schadet nicht, er findet dann nur nichts mehr zu tun.